Diese Anleitung richtet sich an Personen, die über Notice.d einen Hinweis einreichen oder einen bereits eingereichten Hinweis erneut aufrufen.
Notice.d stellt dafür einen vertraulichen digitalen Meldekanal bereit. Ein eigenes Benutzerkonto ist für Hinweisgeber nicht erforderlich.
Über den Meldekanal wird ein neuer Hinweis erfasst. Das Formular führt Schritt für Schritt durch die wichtigsten Angaben.
Dazu gehören:
Je genauer die Angaben sind, desto besser kann die Meldestelle den Hinweis prüfen.
Dokumente oder Dateien können als Anhänge ergänzt werden, wenn sie den Sachverhalt erklären oder belegen.
Anhänge werden dem Hinweis zugeordnet und sind Teil der Fallakte.
Nach dem Einreichen erhält der Hinweisgeber eine Tracking-ID und einen Code.
Diese beiden Informationen sind der Zugang zum eingereichten Hinweis. Sie werden benötigt, um den Fall später erneut aufzurufen.
Tracking-ID und Code werden sicher aufbewahrt und nicht an unberechtigte Personen weitergegeben.
Ein eingereichter Hinweis wird über Tracking-ID und Code erneut geöffnet.
Dadurch bleibt die Nachverfolgung möglich, ohne dass ein persönliches Benutzerkonto angelegt wird.
Nach dem Einreichen wird der Hinweis an die zuständige Meldestelle übergeben. Die Meldestelle prüft den Sachverhalt, ordnet den Fall ein und dokumentiert die Bearbeitung.
Der Bearbeitungsstatus wird im System geführt. Ein abgeschlossener Fall bleibt für Dokumentation und Auswertung verfügbar, bis er nach Ablauf der vorgesehenen Aufbewahrungsdauer gelöscht wird.
Hinweise enthalten häufig sensible Informationen. Notice.d trennt den öffentlichen Meldebereich vom geschützten Bearbeitungsbereich der Meldestelle.
Nur berechtigte Benutzer der Meldestelle greifen auf die geschützte Fallbearbeitung zu.
Ein hilfreicher Hinweis beschreibt den Sachverhalt möglichst klar.
Hilfreiche Fragen sind:
Der Hinweis muss nicht perfekt formuliert sein. Wichtig ist, dass die Meldestelle den Sachverhalt nachvollziehen und prüfen kann.
Tracking-ID und Code sind wichtig für die spätere Nachverfolgung. Ohne diese Informationen ist der erneute Zugriff auf den Hinweis nicht möglich.