Dieses Handbuch richtet sich an Benutzer der Meldestelle. Es beschreibt die wichtigsten Aufgaben bei der Bearbeitung eingehender Hinweise in Notice.d.
Die Meldestelle prüft eingehende Hinweise, bewertet den Sachverhalt, dokumentiert die Bearbeitung und schließt Fälle nach Abschluss der Prüfung.
Typische Aufgaben sind:
Die Fallübersicht zeigt die eingegangenen Hinweise. Sie dient als zentraler Einstieg in die tägliche Bearbeitung.
In der Übersicht erkennt die Meldestelle, welche Fälle offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind. Zusätzlich zeigt der Ticketstatus, ob ein Fall besondere Aufmerksamkeit benötigt.
Die Detailansicht enthält die Informationen eines einzelnen Hinweises. Dazu gehören Angaben zum Vorfall, zur betroffenen Organisationseinheit, zum Standort, zu Kommentaren und zu Anhängen.
Die Detailansicht ist der zentrale Ort für die fachliche Bearbeitung eines Falls.
Ein Hinweis wird über Falltyp, Organisation und Abteilung klassifiziert. Diese Einordnung hilft der Meldestelle, Fälle einheitlich zu bewerten und später auszuwerten.
Eine saubere Klassifikation verbessert die Qualität von Dashboard und Berichten.
Kommentare dokumentieren die Bearbeitung eines Falls. Sie halten fest, welche Schritte erfolgt sind und welche Einschätzungen oder Entscheidungen getroffen wurden.
Kommentare werden fallbezogen gespeichert und sind Teil der Fallakte.
Anhänge enthalten zusätzliche Informationen oder Nachweise zum Hinweis. Die Meldestelle kann Anhänge in der Fallakte einsehen und verwalten.
Da Anhänge sensible Informationen enthalten können, werden sie mit derselben Sorgfalt behandelt wie der Hinweis selbst.
Ein Fall kann einem Bearbeiter zugewiesen werden. Dadurch ist klar, wer die fachliche Verantwortung für die weitere Bearbeitung übernimmt.
Eine klare Zuweisung verhindert doppelte Arbeit und sorgt für nachvollziehbare Zuständigkeiten.
Nach Abschluss der Prüfung wird ein Fall geschlossen. Beim Abschluss werden die abschließende Klassifikation und ein Kommentar dokumentiert.
Geschlossene Fälle bleiben für Auswertung und Dokumentation verfügbar, bis sie nach Ablauf der vorgesehenen Aufbewahrungsdauer durch die Löschroutine entfernt werden.
Das Dashboard zeigt Kennzahlen und Auswertungen zur aktuellen Falllage.
Dazu gehören:
Das Dashboard unterstützt die Meldestelle dabei, Entwicklungen und Schwerpunkte schneller zu erkennen.
Berichte können als CSV- oder Excel-Datei exportiert werden. Sie dienen der internen Auswertung und Dokumentation.
Exporte enthalten sensible Fallinformationen und werden vertraulich behandelt.
Für eine nachvollziehbare Fallbearbeitung helfen einige einfache Grundsätze:
Eine strukturierte Bearbeitung erleichtert der Meldestelle die tägliche Arbeit und verbessert die Qualität späterer Auswertungen.